Regole per l’utilizzo della posta elettronica

La casella di posta, assegnata dall’azienda all’utente, è uno strumento di lavoro. Le persone assegnatarie delle caselle di posta elettronica sono responsabili del corretto utilizzo delle stesse. Ad ogni utente viene fornito un account e-mail nominativo quale nome.cognome@dominio dell’azienda.

L’utilizzo dell’e-mail deve essere limitato esclusivamente per scopi lavorativi, ed è assolutamente vietato ogni utilizzo di tipo privato. L’utente a cui è assegnata una casella di posta elettronica è responsabile del corretto utilizzo della stessa.

È preferibile che l’azienda fornisca caselle di posta elettronica associate a gruppi di lavoro e/o unità operative invece che mail nominative. Questo per evitare che i singoli soggetti mantengano l’esclusività su dati.

In ogni caso sarebbe bene precisare che la “personalizzazione” dell’indirizzo non comporta il suo carattere “privato”, in quanto trattasi di strumenti di esclusiva proprietà aziendale, messi a disposizione del dipendente al solo fine dello svolgimento delle proprie mansioni lavorative.

Nei messaggi inviati tramite posta elettronica aziendale (di servizio e/o nominative) verrà accluso il seguente testo: “Si segnala che il presente messaggio e le risposte allo stesso potranno essere conosciute dall’organizzazione lavorativa di appartenenza del mittente secondo le modalità previste dal regolamento Aziendale adottato in materia. Se per un disguido avete ricevuto questa e-mail senza esserne i destinatari vogliate cortesemente distruggerla e darne informazione all’indirizzo mittente”.

È bene insistere sul divieto di utilizzare la caselle di posta elettronica aziendale per l’invio di messaggi personali o per la partecipazione a dibattiti, forum o mail-list salvo diversa ed esplicita autorizzazione.

È buona norma evitare messaggi completamente estranei al rapporto di lavoro o alle relazioni tra colleghi. La casella di posta deve essere mantenuta in ordine, cancellando documenti inutili e soprattutto allegati ingombranti.

È obbligatorio controllare i file allegati di posta elettronica prima del loro utilizzo. In particolare, si deve evitare, secondo le regole di buona diligenza, l’apertura e la lettura di messaggi di posta elettronica in arrivo provenienti da mittenti di cui non si conosce con certezza l’identità o che contengano allegati del tipo .exe, .com, .vbs, .htm, .scr, .bat, .js, .pif.

È vietato inviare catene telematiche (dette di Sant’Antonio). Se si ricevono messaggi di tale tipo, occorre comunicarlo tempestivamente all’amministratore di sistema. Non si devono in alcun caso attivare gli allegati di tali messaggi.

L’iscrizione a mailing-list o newsletter esterne con l’indirizzo ricevuto è concessa esclusivamente per motivi professionali. Prima di iscriversi occorre verificare anticipatamente l’affidabilità del sito che offre il servizio.

Nel caso in cui fosse necessario inviare a destinatari esterni messaggi contenenti allegati con dati personali o dati personali particolari è obbligatorio che questi allegati vengano preventivamente resi illeggibili attraverso la criptografia con apposito software (archiviazione e compressione con password). La password di cifratura deve essere comunicata al destinatario attraverso un canale diverso dalla mail (ad esempio per lettera o per telefono) e mai assieme ai dati criptati. Tutte le informazioni, i dati personali e/o sensibili di competenza possono essere inviati soltanto a destinatari – persone o Enti – qualificati e competenti.

Non è consentito l’invio automatico di e-mail all’indirizzo e-mail privato (attivando per esempio un “inoltro” automatico delle e-mail entranti), anche durante i periodi di assenza (es. ferie, malattia, infortunio ecc.). In questa ultima ipotesi, occorrerà prevedere l’utilizzazione di un messaggio “Out of Office” facendo menzione di chi, all’interno dell’Ente, assumerà le mansioni durante l’assenza, oppure indicando un indirizzo di mail alternativo preferibilmente di tipo collettivo, tipo ufficio…@DominioAzienda.

In caso di assenza improvvisa o prolungata di un dipendente e per improrogabili necessità legate all’attività lavorativa sarebbe auspicabile prevedere che il titolare della casella di posta designi un altro dipendente (fiduciario) per verificare il contenuto di messaggi e per inoltrare al titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per lo svolgimento dell’attività lavorativa. Sarà compito del responsabile di settore e/o reparto assicurarsi che sia redatto un verbale attestante quanto avvenuto e che si sia informato il lavoratore interessato alla prima occasione utile.

È bene, altresì, vietare l’invio di messaggi di posta elettronica in nome e per conto di un altro utente, salvo sua espressa autorizzazione.

Occorrerà informare che, ai sensi del Codice civile e della normativa in materia fiscale, l’azienda è tenuta a conservare per dieci anni sui propri server di posta elettronica tutti i messaggi e-mail a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale provenienti da e diretti a domini della stessa.

Tuttavia, in caso di assenza improvvisa o prolungata del dipendente ovvero per imprescindibili esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio le ovvero per motivi di sicurezza del sistema informatico, l’azienda per il tramite dell’amministratore di sistema potrà, solo se previsto specificatamente nel regolamento e sulla base delle norme indicate, accedere all’account di posta elettronica, prendendo visione dei messaggi, salvando o cancellando file.

Si dovranno informare i dipendenti che, in caso di cessazione del rapporto lavorativo, la mail affidata all’incaricato verrà disattivata immediatamente. Il sistema in ogni caso genererà una risposta automatica al mittente, informando che la casella di posta elettronica è stata disattivata.

Tutte le informazioni eventualmente raccolte saranno utilizzate a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, compresa la verifica del rispetto del presente Regolamento, che costituisce adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli ai sensi del Regolamento Europeo 2016/679.